Kamu tarafından alınacak hizmetlerin ihale usulü ile yapılması hem kamu ekonomisinin verimliliği hem de şeffaflık açısından gereklidir. Açık ihale usulü ile gerçekleştirilen hizmet alımlarına katılmayla ilgili yasak yükümlülükler meclis tarafından yapılan ihaleye ilişkin kanunlarca belirlenmiştir. Bu kanunlar ışığında kamu kurumu almayı planladığı hizmetle ilgili şartname hazırlar ve söz konusu şartnamedeki yeterlilikleri sağlayabilecek firma ve işletmeler ihaleye katılma şansı yakalar. Kamu kurumu, alacak olduğu hizmetle ilgili ihale şartnamesini hem yerel hem de ulusal bir yayına sunması gerekir.

İhale öncesi çalışmalarını neleri içerir?

Kamu kurumu tarafından ihale öncesi titiz bir çalışma yapılır. Alınacak hizmet veya danışmanlıkla ilgili fiyat araştırmasından, muhtemel maliyetlere kadar kapsamlı bir hizmet döküm cetveli ortaya çıkarılır. Proje inşaat gibi büyük ölçekli olabilir ve bu tip ihalelere çıkmadan önce kamulaştırma, ÇED raporları ve zemin etüt çalışmaları gibi detaylar yapılandırılır. Ardından ise, ihaleye çıkmak için İhale Kurumu’ndan ihale numarası almak üzere başvuru yapılır.

Kurumdan gerekli numara ve izinlerin alımından sonra ihale ilan ve dokümanı ile alakalı çalışmalara yer verilir. Burada ihale tarihi, firmalardan beklenilen yeterlilikle ilgili notlar, yabancı firmaların girip giremeyeceği ve idare tarafından karşılanabilecek yükümlülükler gibi noktalara değinilir. İhale şartnamesinde yer edinen bilgiler sarih olması gerekir. Malzeme kalitesi, firmadan beklenilen teslim tarihi gibi noktalar açık şekilde şartnamede yer almalıdır.

İhale şartnamesi yayınlanır

Her şeyin hazırlanmasından sonra işletmelerin haberdar edilmesi için ihale basın ilan kurumu aracılığı ile yayınlanır. Belirli bir süre yayında kalır ve bu süreçte firmalardan başvurular gelmeye başlar. Yeterli sayıya ulaşılmasından sonra kamu kurumu tarafından belirlenen ihale komisyonu tarafından açık oturum yapılır. Kapalı zarflarda verilen teklifler değerlendirilir ve buna da kapalı oturum denir. Bu aşamada firma yeterlilikleri ve beyan edilen belgelerde herhangi bir eksikliğin olup olmadığına dair çalışmalar da yapılır. En iyi teklifi veren firma açıklanır ve sözleşme şartlarına uygun şekilde hizmet alımı gerçekleşir.