Proje bir fikirden doğan ve ilgili fikrin vücuda gelmesini sağlayıcı adımları ve planları içeren süreci ifade eder. Bu sürecin proje metninde belirlendiği gibi bir başlangıç ve bitiş noktaları vardır. Sürekli devam eden faaliyetleri veya faal durumları proje olarak nitelendirmek yanlış bir tanımlamadır. Bir işletmenin üretim süreci operasyon olarak adlandırılır. Ancak üretim sürecinin kapasitesinin artırımına yönelik yeni bir çalışmadan proje olarak bahsedilir.

Proje yönetimi sadece koordine etmek değildir.

Proje yönetimi ile ilgili bilgi yanlışları da söz konusudur. Sadece iş veya personel takibi olarak yansıtılan proje yönetimi daha kapsamlı bir süreci ifade eder. Koordinasyonu da içine almak beraber; zamanı ve finans yönetimini, kalite ve risk faktörleri gibi birden fazla değişkeni de kapsamı içerisine alan ve bunların doğru uygulama biçimleri ile sevk ve idaresini hedefleyen proje yönetimi başarıya odaklanır. Vasat proje yönetimi ve doğru kaynaklardan yararlanamama gibi etkenlerden dolayı birçok projeden zarar elde edilebilir.

Proje yönetimi avantajı

Proje, bir işletme veya yeni bir girişim için değişim getiren bir süreci ifade eder. Ancak bu sürecin yönetimi doğru bir şekilde yapılması halinde proje hedefleri kısmında ulaşılmak istenilen gayelere erişilebilir. Bu bakımdan projenin oluşumundaki titizliğin proje yönetimi safhasında da gösterilmesi gerekir. Buradan elde edilecek avantajlar şunlar:

1. Proje için harcanması gereken maliyetin etkin ve verimli yönetimi sağlanır. Ekstra maliyet ve finans ihtiyacı oluşmaz.
2. Projenin muhtemel bitirilmesi beklenilen zaman aşılmaz. Bunu sağlayan etken ise projedeki aşamaların belirlenen tarih dilimlerine uygun şekilde yerine getirilmesidir.
3. Sağlıklı bir iletişim kanalları oluşturulur ve böylece proje paydaşları arasındaki anlaşmazlık ortadan kaldırılır. Bu da, projenin güvenilir şekilde ilerlemesini sağlar.
4. Doğru bir takım ve ekip kurulur. Deneyimli ve tecrübeli kişilerce yapılan çalışmalardan yüksek verim alınır. Bu da, projede öngörülen kalite standartlarının yakalanmasını sağlar.
5. Projedeki öngörülen risk yönetimleri etkin şekilde yapılır. Proje aşamasında öngörülemeyen risklerin oluşması halinde de acil eylem planı ile proje süreci devam ettirilir.